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新入社員を育成する上で重要な5つの心構え

新入社員が早期に職場になじみ、チームメンバーとして役割を発揮するためには、本人の努力とともに、周囲のサポートが不可欠です。そこで重要なのが、新入社員を教育する担当者の心構えです。心構えとは、特定の状況や役割に対して持つ精神的な準備や態度のことを指します。教育担当者は、新入社員が直面するであろう課題を想定し、適切にサポートするために心構えが必要です。では、新入社員の教育担当者にはどのような心構えが必要でしょうか。この記事では、新入社員を教育する上で大切な心構えを中心にご紹介します。

1.新入社員に必要な心構え

新入社員の時期は、社会人としての基礎を固める重要な時期です。新しい職場環境に適応し、成長するためには、新入社員にもいくつかの心構えが必要です。また、新入社員の教育担当者も教育をする上で新入社員に求められている心構えを理解する必要があります。ここでは新入社員にとって重要な心構えを七つご紹介します。

①仕事の目的を深く理解すること

新入社員として、自分の担っている仕事の目的を理解することは重要です。作業的に仕事をこなすだけではなく、自分の仕事がどのように会社のビジョンやチームの目標に寄与しているか、社会や顧客へ貢献しているかを理解しましょう。

仕事への理解が深まることで日々の仕事において積極性が増し、大きく貢献できる可能性が高まります。結果的に自身のキャリア成長にもつながるでしょう。

②お客さま中心の思考を常に持つ

新入社員も、自分の仕事がお客さまにどのような影響を与えるかを常に意識することが求められます。仕事の進め方や成果が、お客さまの満足度や期待にどれだけ応えるものかを考慮し、それを基に行動選択を行うことが重要です。

そのためにも、一人で全てを抱え込むのではなく、先輩社員はじめチームメンバーに相談することも大切です。他者と協力して問題解決に取り組むことで、サービスの質を向上させることができます。

③創造的な発想で仕事に取り組む

初めは指導された通りに仕事を進めることが大切です。しかし、お客さまの要望にどのように応えるかを常に考慮し続けるためには、現在の仕事の進め方に固執せず、目的を考え、創造的な方法で取り組むことが必要です。

だからこそ、新入社員としての新鮮な視点を生かすことは重要です。自分の視点を生かした意見やアイデアを、上司や先輩社員に積極的に伝えられるようにしましょう。

④チームワークを意識する

仕事は一人では成り立ちません。個々の力を結集し、シナジーを生み出すことで価値を創造します。成果を上げるためには、自分本位ではなく、チームや会社の目標に沿って自身の役割を理解し、それに応じて行動することが求められます。

また、チームワークとは単に仲良くすることではなく、組織としての成果を目指し、葛藤を恐れずに意見を交わし議論することも含まれます。異なる意見やスキルを持つメンバー同士が協力することで、チーム全体の創造力や問題解決能力が向上し、大きな成果を出すことが可能になります。自分の経験やスキルに自信がなくとも、チームの重要な役割を担っていると意識をして、積極的にチームメンバーに働きかけることが大切です。

⑤時間を守り、有効に活用する

仕事には納期が定められており、納期を守ることは信頼につながります。納期を守らないと、個人だけでなく、場合によっては会社としても信頼を失ってしまいます。そのため、時間意識を持って活動することは、仕事をする上で非常に重要です。

時間を守るためには、時間管理が不可欠です。日々の仕事で優先順位を明確に設定し、最も重要な仕事に集中できるようにしましょう。限られた時間内で確実に仕事を完了させるためには、スケジュール管理や進捗の相談など、納期を意識した能動的な働きかけが必要です。

優先順位を決め、計画的に進めることで、突発的なトラブルにも柔軟に対応できる余裕が生まれます。時間を効率良く使用する方法として、タスクの時間見積もりを行い、実際の作業時間を記録することも有効です。

⑥報連相をする

ビジネスにおける、コミュニケーションの基本である「報告、連絡、相談(報連相)」は、スムーズな業務進行や問題解決のために極めて重要です。特に新入社員は、自分の仕事の進捗や遭遇した問題を上司やチームメンバーに適切に報告し、必要な情報をタイムリーに連絡しましょう。そして困った時には躊躇せず相談します。

迅速な報連相は、仕事のミスや誤解を未然に防ぎ、チーム内での信頼関係を築くことができます。報連相を適切に行うことで、個人の仕事だけでなくチーム全体のパフォーマンスも向上し、より効果的に目標達成に近づくことができます。

⑦会社の商品やサービスを理解する

商品やサービスへの深い理解は、自社の理念に沿った方法で仕事を進めることを可能にします。また、自組織への深い理解は、会社全体の目標達成への貢献方法を明確にし、自分自身で仕事の工夫を行う機会を増やし、仕事への意欲高めることにもつながります。

2.新入社員の教育担当者に必要な5つの心構え

新入社員の成長を支援するためには、教育担当者にも適切な心構えが必要です。教育担当者は、新入社員を正しい方向へ導く重要な役割を担っています。安心して相談できる存在として、新入社員が自信を持って職務を遂行できるよう支援を提供する必要があります。

①新入社員同士の交流をサポートする

新入社員同士の交流は、職場への早期適応と組織内での成長に不可欠です。この交流を通じて、新入社員同士で経験を共有したり、職場での課題に相互でアドバイスしたりすることが可能となります。

これにより、新入社員はお互いのスキルや専門知識を学び、新しい視点を獲得する貴重な機会を得ることができます。教育プログラムに新入社員の交流を促進する仕組みを組み込むなど、彼らが自然に交流できる環境を整備することも重要です。このような取り組みは新入社員同士の絆を深めると同時に、彼らが職場にスムーズに溶け込むきっかけになります。

②新入社員の個性に合わせる

新入社員の経験や個性は多様です。社歴は1年目でも、入社までの人生はそれぞれであり、先輩社員が経験していない経験をしている場合も多いです。新入社員を一律的に扱うのではなく、一人一人の違いが会社の強みになるよう、教育担当者が個性として理解し、尊重することが重要です。

まずは、各新入社員の価値観や強みや弱みを理解します。その上で、コミュニケーションスタイルも個々に合わせ、信頼関係を築きます。そして、各人の能力や興味に応じた個別の成長プランを作成し、タスクやプロジェクトを割り当てることで、モチベーションを高めます。これにより、新入社員が早期に成長し、職場に適応できる環境を整えることができます。

③効果的なフィードバックを行う

フィードバックは他者を支援し、行動変化促す方法の一つです。適切なフィードバックは新入社員の成長を促進させます。

フィードバックの注意点

① 受け手が受け入れやすいアプローチを考える

フィードバックは受け手が受け入れた時に初めて効果を発揮します。受け入れられない場合は、その内容やアプローチを見直す必要があります。効果的なフィードバックは受け手の自己認識を高め、改善への動機付けとなります。

②具体的なフィードバックを行う

フィードバックは評価ではなく、説明的に行うべきです。相手の人間性を評価するのではなく、行動に焦点を当て、それに対して具体的なフィードバックを提供することが重要です。さらに、肯定的な面を強調することで、相手の積極的な姿勢を促進することができます。

④体験から学ぶことを重視する

新入社員にとって体験からの学習は非常に有効です。理論の学習や座学も重要ですが、実際に体験して、特に失敗から得られる教訓は学習効果を大いに高めます(図1)。

体験学習の図
図1 体験学習

例えば、新入社員が初めて経験する業務が終わった後、うまくいった、いかなかったにかかわらず、どうだったのか振り返り、なぜそうなったのか考えてもらうようにします。そうすることで新入社員としても、本人の実感をもって次に行うときどうすればよいのかわかることになります。

社会人は誰かから教わるよりも、仕事を通して自分で学ぶことが増えます。その際の学習の仕方が体験学習です。はじめのうちは、体験から一般化するまでの思考の整理がうまくできないことが多いので、教育担当者は新入社員と一緒に考えてみるとよいでしょう。

⑤先輩社員が率先垂範する

先輩社員が良い模範を示すことは、新入社員の職場適応と成長において非常に重要です。先輩社員が適切なビジネスマナーを実践し、情熱を持って仕事に取り組む様子を見せることで、新入社員はこれらの行動を学ぶことができます。このような模範を通じて、新入社員は効果的な職務遂行、協力的なチームワークの構築、および職場文化の理解を深めることができます。

新入社員の教育には、これまでお伝えした方法が欠かせません。新入社員がスムーズに職場環境に適応し成長をするためには、教育担当者の理解と支援が必要です。教育担当者は、新入社員を成功に導けるよう、さまざまな角度からサポートを行いましょう。

3.新入社員育成における悩み

ここでは教育担当者が直面するよくある悩みをご紹介します。

新入社員への関わり方が分からない

新入社員との適切な関わり方について悩むことは珍しくありません。特に、世代間のギャップが存在することで、コミュニケーションの取り方や教え方に迷うこともあります。このような場合は、異なる世代の価値観を理解し、多角的にアプローチを試みることが効果的です。

具体的には、若手社員との交流を増やし、彼らの意見を積極的に取り入れることや、世代に応じたコミュニケーション研修を受けることが考えられます。また、新入社員のニーズや期待を直接聞き取ることで、より個別に対応することが可能になります。

指導内容に自信がない

指導する内容について自信が持てないことも、教育担当者が直面する一般的な悩みです。特に、初めて人を指導する場合に顕著に表れます。このような状況では、事前に十分な準備を行い、指導内容を明確にすることが重要です。

また、他の経験豊富な教育担当者や上司からアドバイスをもらうことや、指導スキルに関する研修に参加することも有効です。さらに、定期的なフィードバックや自己評価を通じて、自身の指導方法を見直し、改善していくことも大切です。こうした取り組みが、自信を持って新入社員を指導するための基盤となります。

4. 新入社員の教育担当者が抱えやすい悩みを解決する方法

新入社員の教育担当者の悩みを解決する方法(一例)をご紹介します。新入社員の教育は完璧を目指すのではなく、新入社員と共に成長するという考えが重要です。教育担当者と新入社員が互いに学び合い、共感することが大切です。以下では、教育担当者が抱えやすい悩みを解決する方法をご紹介します。

リソースの活用

自分だけでなく、他の同僚や上司の協力を得ることが重要です。一人で全てを行うのではなく、他者の知見を生かし、チーム全体で新入社員の教育に取り組むことが求められます。また、定期的な教育担当者同士でフィードバックをする機会を設けることで、教育方法の改善点を見つけ、さらに効果的な指導が可能となります。

定期的な1on1ミーティングの設定

新入社員から仕事の進捗や悩み、質問を聞く時間を確保します。これにより、新入社員との信頼関係を築きつつ、彼らの成長と発展をサポートしやすくなります。個別の関心事やキャリア目標に基づいた具体的なアドバイスを提供することも可能です。

メンター制度の導入

メンターは、端的に言えば「指導者、助言者」です。仕事やキャリアや人間関係について助言し、個人の成長や精神的なサポートを行います。

日々の仕事やキャリアの相談に乗れるように、年齢の近い先輩社員を新入社員のメンターとして割り当てます。これにより、新入社員は実務のスキル向上や職場での適応をスムーズに進めることができます。メンターからの定期的なフィードバックとガイダンスが新入社員の自信を養い、継続的な学びを促進します。

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研修プログラムの活用

新入社員の教育担当者やOJTリーダー対象の研修を受講することで、効果的な教育技術や指導法を学び、教育担当者としての自信を強化します。これらのプログラムは、現場で直面する具体的な課題に対応するスキルを提供し、実践的な経験を積む機会も増えます。

例えば、新入社員の個性に合わせた関わりが重要だといっても、実際にどのように行えばよいかわからないという教育担当者もいるでしょう。その問題を解決するために、自己理解や他者理解を深める手掛かりを学習したり、人の価値観に合わせたコミュニケーション方法などを理解したりすることは非常に効果的です。

診断ツールを活用して、個々の理解を深めることも手軽で効果的な方法の一つです。弊社が提供する診断ツール(LIFO®)とそれを活用した教育担当者向け研修プログラム例をご紹介します。

 LIFO®とは何か

LIFO®(ライフォ)とはLife Orientationsの略称です。行動科学に基づき、自己理解を土台として、個人やチームの成功促進を目的に開発されたプログラムです。LIFOはスチュアート・アトキンズおよび、アラン・キャッチャーによって開発されました。現在では、世界56に普及し、累計で2万以上の組織、1000万人以上に活用されています。LIFOは個人の人生における基本的な方向性や行動スタイルを明らかにすることから始まります。

LIFO®(ライフォ)の特徴

①人間を「型」にはめない

数ある自己診断ツールの多くは、人間を何らかの「型」に分けることで理解しやすくします。一方、LIFO®は「好みの行動パターン」を理解し、自らの行動を変えることに焦点を当てています(図2)。

LIFO診断の特徴の図
図2 LIFO診断の特徴
②行動変化を促すための4つのアプローチ

LIFO®プログラムは診断するだけではありません。4つのアプローチにより、アクションプランまで落とし込むことができます。

  1.  確認:自分の好みのスタイルや強みを正しく理解する
  2.  緩和:自分の好みのスタイルや強みを過剰使用しないように気を付ける
  3.  拡張:自分の苦手なスタイルや強みを意識的に使用する
  4.  応用:相手の好むスタイルを知り、相手に合わせたコミュニケーションを取る

▼LIFO®プログラムのことをもっと知りたいという方は以下からご覧ください
https://www.bcon.jp/keywords/lifo-2/

教育担当者向けの研修会

教育担当者向けの研修のアジェンダ例は以下です。
・教育担当者の役割と心構えを理解する
・人に合わせたコミュニケーションの必要性を理解する
・LIFO®診断の実施(研修の事前に行うこともできます)
・診断結果の説明から、自己理解を深め、他者を理解する枠組みを理解する
・実習形式で人に合わせたコミュニケーションを試す
・職場や担当する新入社員を踏まえ、職場実践計画を検討する

研修効果としては、新入社員に合わせた関わり方が分かるようになることで、効果的な育成業務を行うことができる、自信がもてるようになる、などが考えられます。

その他、新入社員研修をはじめとした階層別教育、セールストレーニング、職場活性化などさまざまな課題解決の場面で LIFO®プログラムを活用することができます。

5.まとめ

新入社員の教育には、関わり方や指導内容に関する不安が伴います。しかし、新入社員と教育担当者がそれぞれ必要な心構えを持ち、関わり合うことで成長のスピードを高めることができます。

また、教育担当者が一人で教育しようとせず、職場全体で教育する意識を持つことが大切です。教育方法としては、定期的なコミュニケーションや研修プログラムの活用を通じて、新入社員と教育担当者双方が成長できる環境を整えることが重要です。本記事が新入社員の早期成長に役立てば幸いです。

レポート作成:㈱ビジネスコンサルタント 情報サイト事務局

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