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MBO面談とは?目的や進め方、注意点や効果を引き出すコツまで解説

MBO面談は、組織と個人の目標を連鎖させ、社員の成長を促進する重要な手法です。本記事では、MBO面談と1on1ミーティングとの違いや、MBO面談の効果を最大限に引き出すためのポイントや進め方について解説します。

1.MBO面談とは?

まず、MBOとMBO面談について確認していきましょう。

MBO(目標管理)とは?

MBO(Management by Objectives)とは、日本語に直訳すると「目標による管理」であり、企業や組織の目標を達成するための経営手法です。この手法は1954年に「経営学の父」と呼ばれるアメリカの経営学者ピーター・ドラッカーが『現代の経営』という書籍の中で提唱し、現在でも広く採用されています。

MBOの特徴は、組織目標と個人目標を連鎖させることです。そして、社員が自ら目標設定し管理することで、仕事の効率が上がり、やりがいやモチベーションが向上します。

MBOは次のようなプロセスで進められます。まず、具体的で測定可能な目標を設定します。次に、その目標に向かってどれくらい進んでいるかをチェックし、どれだけ達成できたかを評価します。そして、その評価をもとにフィードバックを行い、必要に応じて目標を修正します。

この方法では、会社全体と個人が同じ目標に向かって協力することで、成果を上げやすくなります。そのため、組織全体の効率と個人のモチベーション向上に効果があります。また、目標達成度に基づくスムーズな評価が可能で、人事評価にも活用できます。MBO(目標管理)を実行するための具体的な制度や仕組みを「目標管理制度」といいます。

MBO面談とは?

MBO面談は、主に部下と上司が目標を共有し、目標を設定する「目標設定面談」とその達成度を評価する「評価面談」のことを指します。この面談を通じて、社員は自分の目標達成に向けて動機づけされ、活動と結果のフィードバックによって成長が促されます。

2.MBO面談の目的とは?

MBO面談は、企業の目標達成と社員の成長を両立させることが目的です。以下、主な目的を三つご紹介します。

企業と個人目標のすり合わせ

一つ目は、目標設定に際して企業の目標と個人目標の方向性をすり合わせることです。これによって、社員は自分の業務が組織全体の戦略にどのように貢献するかを理解できます。自分の役割を明確に認識することで、より積極的に業務に取り組むようになります。

評価結果の共有

二つ目は、目標に対する評価結果の共有です。社員一人一人が、目標に対してどれくらい成果を挙げられたのかや自身の強み、改善点を具体的に理解するために重要です。上司は部下が自身のパフォーマンスを客観的に見つめ直し、次の目標に向けた改善策を考えることができるようにサポートすることが重要です。

また、評価基準と結果に対し、認識のずれがないよう、上司と部下の間で共有することも大切です。評価の透明性を保つために、データや数値、プロセスを加味した上で評価を行いましょう。部下の信頼を得ることにつながります。

モチベーション向上

三つ目はモチベーションの向上です。組織と個人の目標のすり合わせでは、データや数値を用いることで、部下は目標に対する意味や意義を理解できます。また、具体的な目標を達成する過程で得られる成功体験は部下の自信を育みます。目標の意味合いの理解と活動結果のフィードバックにより、部下のモチベーションが向上します。

MBO面談の目的を理解することで、部下と上司の双方が面談を効果的に活用することができます。

https://trend.bcon.jp/mbo-toha/

3.MBO面談と1on1ミーティングとの違い

MBO面談と1on1ミーティングは、どちらも社員の成長を支援するための重要な手法です。それぞれの特徴や違いを解説します(図1)。

図1.MBO面談と1on1ミーティングの違い

1on1ミーティング

1on1ミーティングは、上司と部下が定期的に行う個別の面談です。主にコミュニケーションの強化と部下の成長支援を目的としています。

目的

目的は、社員の業務上の課題を解決し、日々の業務をスムーズに進めるためのサポートをすることです。また、社員のキャリア開発やメンタルサポートにも焦点を当て、長期的な成長を促進します。評価よりもサポートやコーチングが中心となります。

頻度と期間

実施頻度は、週に一度や月に一度など、比較的頻繁に行われます。定期的なスケジュールが設定され、短い時間(通常30分から1時間程度)で行われることが多いです。

面談の内容

1on1ミーティングでは、以下の内容について話し合います。

  • 日々の業務の進捗状況
  • 現在直面している課題や問題点
  • 長期的なキャリア目標とその達成に向けたサポート
  • フィードバックやアドバイス、メンタルサポート

MBO面談

MBO面談は、目標管理制度に基づき、上司と部下が定期的に行う面談です。この面談は、目標を設定し、部下のパフォーマンスを評価、フィードバックを提供することを目的としています。

目的

MBO面談の主な目的は、社員と組織の目標に対する共通理解を持ち、達成に向けた具体的な行動計画を策定することです。「目標設定面談」では、次の評価期間に向けた具体的な目標を設定し、社員の動機付けとエンゲージメントを高め、業績向上を図ります。

また、「評価面談」は、設定された目標に対する達成度を評価し、その結果を基にフィードバックを提供することを目的としています。この評価は、報酬や昇進の判断材料となり、社員の成長を促進します。また、期中に進捗確認とフィードバックを目的とした「中間レビュー面談」もあります。

これら面談を通じて、社員のキャリア開発を支援し、組織全体のパフォーマンス向上を目指します。

頻度と期間

実施頻度は、通常、評価期間によります。評価期間が半年であれば、「目標設定面談」と「評価面談」はそれぞれ半年に一度の頻度で行われます。「中間レビュー面談」については、組織によって回数は異なりますが、1~3回程度行われます。

面談の内容

主に以下の内容について話し合います。

目標設定面談
  • SMARTな目標の設定
  • 能力開発目標やキャリア目標の確認
  • 必要なリソースの特定
  • 達成に向けた具体的なアクションプラン
中間レビュー面談
  • 目標の進捗状況の確認
  • 課題と障害の特定
  • 必要なサポートの提供
評価面談
  • 目標の達成度合い
  • 成功した点と改善が必要な点のフィードバック
  • 次期目標へのインプット

このように、MBO面談と1on1ミーティングは、目的や進め方がそれぞれ異なります。違いを理解した上で、実施することが重要です。

4.MBO面談の進め方

MBO面談を効果的に進めるためには、手順通り進めることと準備が必要です。ここでは、目標設定面談と評価面談の進め方について解説します。組織によって運用の違いがあるかもしれませんが、イメージをつかむためにも一般的な進め方をご紹介します。

目標設定面談

「目標設定面談」は、評価期間の初めに行う、部下と上司が共に具体的な目標を設定するプロセスです。この面談の目的は、社員が達成すべき明確な目標を持ち、その目標に向かって動機づけされることです

目標設定面談の事前準備

目標設定面談を効果的に行うためには、事前準備が欠かせません。上司は、企業の戦略目標や部門の目標を確認し、それに基づいて部下の目標設定に関連する資料や情報を用意します。また、部下も自身の業務内容や過去の成果を振り返り、達成したい目標を考えておく必要があります。

アイスブレーク

面談を円滑に進めるためには、話しやすい雰囲気づくりが重要です。上司は部下の仕事の進捗や個人的に関心がある話題について軽く話すことで、部下の緊張をほぐしましょう。話しやすい雰囲気をつくることで、オープンな対話がしやすくなります。

部下(被評価者)が設定した目標の共有

まず、部下が事前に考えてきた目標を共有します。部下自身に目標設定に参画させることで、主体的に取り組む意識が高まり、目標達成への意欲が向上します。また、設定する目標は、SMART(Specific:具体的な、Measurable:測定可能な、 Aligned:連携した、 Realistic:現実的な、 Time-bound:期限を定めた)の法則※1を意識し、具体的な目標の設定を目指します。

※1 出典:「Practicing Positive Leadership Tools and Techniques That create extraordinary results」(2013年)Berrett-Koehler Publisher,Inc. Kim S. Cameron

SMARTの法則
SMARTの法則は、1981年に「Academy of Management Review」に掲載された、米国のコンサルタントであるジョージ・T・ドラン博士の論文「There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives」で初めて提唱されました。Specific(具体性), Measurable(計量性), Assignable(割り当て設定), Realistic(現実的), Time-related(期限)の五つの要素に沿って明確な目標を設定することで達成の可能性が高まると言われています。その後、有識者によってより使いやすいよう内容が変更され、さまざまなパターンが存在します。

上司(評価者)からのアドバイス

部下が提示した目標に対して、上司がアドバイスを行います。目標が現実的であり、企業や部門の目標と連鎖しているかを確認します。また、達成に向けたサポートやリソースについても話し合います。

目標の調整と確定

最後に、上司から必要に応じて調整を提案したり、部下が調整したりして、確定します。この段階で、目標達成のための具体的なアクションプランや評価基準も設定します。これにより、部下は何を達成すべきか、どのように進めるかを明確に理解できます。

評価面談

「評価面談」は、評価期間の終わりに行い、設定した目標の達成度を評価します。評価のフィードバックを通じて、部下の強みや改善点を明確にし、次のステップにつなげます。

事前準備

「評価面談」でも事前準備が重要です。上司は、部下の業務成果を確認し、評価基準に基づいて評価を行います。部下も自己評価を行い、達成度や課題を整理しておきます。話す内容がデリケートなものなので、個別の会議室を予約するなど配慮をしましょう。

アイスブレーク

「評価面談」でも、話しやすい雰囲気づくりが重要です。アイスブレークとして、最近の仕事の進捗や個人的に関心がある話題について軽く話し、緊張をほぐします。

自己評価の共有

まず、部下が上司に自己評価を共有します。自分自身のパフォーマンスを振り返り、達成した点や改善が必要な点を自己評価とともに説明します。

上司(評価者)の評価の共有と確定

続いて、上司が評価結果を共有し、部下の自己評価と比較しながらフィードバックを行います。また、上司は、組織目標に対する貢献度や達成活動の過程(プロセス)も考慮することが重要です。評価結果のフィードバックをする際は、部下の理解と一致するように、具体的な例やデータを用いて説明します。そして、評価結果を確定し、次の目標に向けたアクションプランを策定します。

上司からのフィードバックと課題の共有

最後に、上司は評価結果についてフィードバックを行い、今後の課題を共有します。部下が成長するために必要なスキルや知識を明確にし、次の目標設定に向けた方向性を話し合います。上司(評価者)は建設的で具体的な内容のフィードバックを心掛けましょう。部下が前向きに取り組む意欲を高めることが重要です。

上司は事前に、活用するフォーマットや詳細プロセス、各期の目標や評価結果の提出先など、各組織の規定や仕組みを確認することも大切です。MBO面談の進め方を理解し、適切に実施することで効果的に運営しましょう。

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目標管理や評価制度の運用モニタリング・改善

5.MBO面談で注意すべきポイント5つ

MBO面談を効果的に実施するには、面談の進め方を理解するだけでなく、いくつかの注意すべきポイントがあります。

面談の場所、時間への配慮

面談は、職場の状況に応じて静かな場所で行い、可能な限りプライバシーに配慮した会議室を確保することが望ましいです。対面が難しい場合はオンライン会議システムを使い、表情や身振り手振りも含めたコミュニケーションを大切にします。オンラインでも静かな場所を確保し、話している内容が周囲に伝わらないよう配慮し、安心して話せる環境を整えましょう。

たくさんの部下がいる上司にとっては面談が続くことになり、スケジューリングが大変かもしれません。ただし、大切にすべきは社員の納得感です。面談時間を超えそうなときは、面談を再設定するなど、納得できるまで時間を確保することが大切です。

話しやすい雰囲気づくり

話しやすい雰囲気づくりのためにはアイスブレークは重要です。アイスブレークとは、氷を解かすという意味で、お互いの緊張を解きほぐすための手法です。アイスブレークの前に「緊張をほぐすため」「オープンに話したい」など、目的を伝えることがポイントです。アイスブレークのテーマとしては、天気の話や、最近うれしかったこと、気になるニュースなどがよいでしょう。

話をするときは、上司は表情を柔らかくし、話しやすい雰囲気をつくりましょう。また、相手の発言中に相づちを打ったり、先に相手の意見を聞いてから意見を述べたりして、部下の意見を尊重している姿勢を示すことも重要です。

客観的なフィードバック

上司、部下共に、面談内では感情的な表現や主観的な意見を避けましょう。データや数値はフィードバックの信頼性と納得感を高めます。特に、上司からの期待や評価理由は、可能な限りデータを用いて伝えることを推奨します。具体的な事例や数値を使うことで、部下は客観的に自身の成果について理解することができます。また、部下は、設定する目標の理由について、数値を用いて伝えることも重要です。

他の社員と比較しない

上司は、他の社員と比較するような発言は避けることが重要です。特に、データや数値などの論拠のない主観的な比較は、不公平感を醸成し、部下のモチベーションを低下させます。場合によっては、チームワークを阻害することにつながる可能性もあります。上司は、一人一人の業績や努力に集中している姿勢を示すことが大切です。

意見を尊重する

部下の意見を尊重し、対話を通じて相互理解を深めることが大切です。部下が自己評価を述べる際や、上司が目標設定の段階で積極的に意見を聞くことは、部下の主体性を高めます。また、上司としては、部下の意見に対して耳を傾けることが、信頼関係の構築につながります。

以上の注意点を踏まえることで、MBO面談をより効果的に実施することができ、社員の成長と組織全体のパフォーマンス向上につながります。

6.MBO面談の効果的運用のコツ

MBO面談を効果的に運用するためには、適切なツールやシステムを活用することが重要です。以下に、MBO面談をスムーズに進め、最大限の効果を引き出すためのコツを紹介します。

MBO面談用のシート活用

MBO面談を効果的に進めるためには、専用のシートを活用することが有効です。MBO面談用のシートには、以下のような項目を含めるとよいでしょう。シートを活用し、面談内容の記録や管理を一貫することで社員の成長を体系的にサポートすることができます。

 設定目標

部下が設定した具体的な目標と、その達成基準を記載します。前述したSMART※1の原則に基づき、明確かつ測定可能な目標を設定します。また、組織の目標や部門の目標、チームの目標の記載があると、連鎖を意識しやすくなります。

 進捗状況

目標達成に向けた進捗状況を定期的に記録し、必要な修正やサポートを確認します。

 フィードバック

評価期間中に提供されたフィードバックや、達成度に関するコメントを記録します。

 次のステップ

評価面談後のアクションプランや、新たな目標設定に関する事項を記載します。

面談に至るプロセスを重視

効果的なMBO面談には、目標設定から進捗確認、信頼関係の構築までのプロセスが重要です。定期的な見直しと日常のコミュニケーションを通じて、目標の達成に向けた、部下の成長をサポートします。

定期的なコミュニケーション

目標設定をした後、進捗状況を定期的に確認します。目標管理シートをコミュニケーションツールにして、日々上司と部下が会話することがポイントです。目標によっては、業務体制や配分を見直し、調整することが必要だったり、達成に向けて障害となっていたりしていることが明らかになります。

日常から信頼関係を構築

効果的なMBO面談には、日常から上司と部下の間で信頼関係を築くことが重要です。適切な目標設定や進捗の確認での効果的なサポートは、相互の理解と信頼を深めます。日々のカジュアルな対話を通じて、日々の業務姿勢や実態を把握するように努めましょう。

7.システムの活用でMBO運用を効率的に

MBOは、タレントマネジメントシステム(以下TMS)を利用することで、より効果的で効率的な運用を目指すことができます。TMSを活用することで、MBO面談の運用を効率化し、データの一元管理を可能にします。以下は、TMSの機能を活用する際のメリットです。

・データの一元管理
社員の目標設定、目標の進捗状況、評価結果などの履歴データを一元的に管理し、
必要な情報に迅速にアクセスできます。
・フィードバックの迅速化
上司と部下の間でリアルタイムに進捗のフィードバックを共有し、迅速に対応できます。
・目標の可視化
部下の目標や目標の達成度をグラフやチャートで可視化し、視覚的に進捗を確認できます。
・複数テンプレートの活用
職種や等級によってシートを使い分けることができ、評価フローの手間が低減します。

TMSを活用することで、より効果的で効率的なMBO面談の運用が可能になります。そして、上司の負担を低減し、社員のパフォーマンス管理を強化することにつながります。

8.まとめ

MBO面談は、社員の成長と組織の目標達成を両立させるための重要な手法です。MBO面談を成功させるためには、話しやすい雰囲気づくりや客観的なフィードバック、部下の意見を尊重することが重要です。また、MBO面談用のシートやタレントマネジメントシステムを活用することで、面談の効果を最大化できます。効果を引き出すポイントを実践し、MBO面談を通じて社員の成長と組織のパフォーマンス向上を実現しましょう。

レポート作成:㈱ビジネスコンサルタント 情報サイト事務局